Fiche synthétique de copropriété : contenu, mise à jour et obtention

Créée par la loi ALUR de 2014, la fiche synthétique de copropriété est souvent le premier document qu'un acheteur consulte pour se faire une idée de l'immeuble. En quelques lignes, elle indique le nombre de lots, le budget, le montant des impayés, l'existence d'un ascenseur ou d'un chauffage collectif. Pour les copropriétaires, c'est aussi un outil de suivi de la gestion. Voici ce qu'elle contient, comment l'obtenir et comment la lire.

Qu'est-ce que la fiche synthétique ?

L'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic d'établir une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti. Son contenu est fixé par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016. Le syndic doit la mettre à jour chaque année.

Elle s'adresse à deux publics :

• les copropriétaires, qui disposent ainsi d'une vue d'ensemble de leur immeuble ;
• les candidats à l'acquisition, à qui elle doit être communiquée lors d'une vente.

Elle ne concerne pas les immeubles dont la destination est totalement autre que l'habitation (immeubles entièrement de bureaux, par exemple).

Le contenu de la fiche synthétique

Le décret de 2016 organise la fiche en quatre rubriques.

1. L'identification de la copropriété

• le nom d'usage et l'adresse de l'immeuble ;
• le numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés ;
• la date d'établissement du règlement de copropriété ;
• le numéro SIRET du syndicat, le cas échéant.

2. L'organisation juridique

• le type de syndic (professionnel, bénévole ou coopératif) et son identité ;
• l'existence d'un syndicat principal ou secondaire, ou d'une union de syndicats ;
• le cas échéant, l'existence d'une procédure en cours (administration provisoire, plan de sauvegarde).

3. Les caractéristiques techniques

• le nombre total de lots, dont les lots à usage d'habitation, de bureaux ou de commerces, et les lots de stationnement ;
• le nombre de bâtiments ;
• la période de construction de l'immeuble ;
• les principaux équipements : chauffage collectif ou individuel, nombre d'ascenseurs, etc.

4. Les caractéristiques financières

• les charges pour opérations courantes de l'exercice clos (montant du budget réalisé) ;
• les charges pour travaux et opérations exceptionnelles ;
• le montant des dettes fournisseurs ;
• le montant des impayés de charges des copropriétaires ;
• le montant du fonds de travaux ;
• le nombre de copropriétaires débiteurs de plus de 300 euros vis-à-vis du syndicat.

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Qui l'établit et quand est-elle mise à jour ?

La fiche est établie par le syndic, professionnel ou non. Elle doit être actualisée chaque année, en pratique après l'approbation des comptes par l'assemblée générale, pour reprendre les chiffres de l'exercice clos. Les données sont cohérentes avec celles que le syndic déclare chaque année au registre national des copropriétés, et la plupart des logiciels de gestion la génèrent à partir de ces informations.

Comment obtenir la fiche synthétique ?

En tant que copropriétaire

Le syndic doit mettre la fiche synthétique à la disposition des copropriétaires. Les syndics professionnels la publient le plus souvent sur l'espace en ligne sécurisé (extranet) de la copropriété, qu'ils sont tenus de proposer. Si vous n'y avez pas accès, demandez-la par écrit au syndic.

En tant qu'acquéreur

Lors de la vente d'un lot, la fiche synthétique fait partie des documents que le vendeur doit remettre à l'acquéreur, au plus tard à la signature de la promesse ou du compromis de vente (article L. 721-2 du Code de la construction et de l'habitation). En pratique, elle est réunie avec les autres pièces du dossier : règlement de copropriété, procès-verbaux des trois dernières assemblées, montant des charges, carnet d'entretien, pré-état daté.

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Que se passe-t-il si le syndic ne la fournit pas ?

La loi prévoit deux sanctions :

• le défaut de réalisation de la fiche synthétique est un motif de révocation du syndic par l'assemblée générale ;
• les contrats de syndic doivent prévoir une pénalité financière forfaitaire automatique, appliquée chaque fois que le syndic ne met pas la fiche à disposition d'un copropriétaire dans un délai d'un mois à compter de sa demande. Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors de l'arrêté des comptes.

Pour faire valoir ces droits, formulez toujours votre demande par écrit, idéalement par lettre recommandée ou par courriel daté, afin de prouver le point de départ du délai d'un mois.

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Combien coûte la fiche synthétique ?

L'établissement et la mise à jour de la fiche synthétique font partie de la mission de base du syndic professionnel, couverte par le forfait du contrat-type. Le syndic ne peut pas facturer de supplément au syndicat pour l'établir, ni au copropriétaire qui la demande. Ce n'est pas le cas de l'état daté, dont le coût est plafonné mais facturé au vendeur.

Comment lire une fiche synthétique avant d'acheter

La fiche synthétique est un excellent outil de pré-sélection. Voici les points à examiner en priorité :

Rapportez toujours les montants au nombre de lots et au budget. Un montant d'impayés qui paraît important peut être marginal dans une grande copropriété, et inversement. Pour aller plus loin, comparez la fiche avec les procès-verbaux d'assemblée : ils indiquent les travaux votés, les procédures en cours et les débats sur les charges.

Fiche synthétique, état daté, pré-état daté : ne pas confondre

• La fiche synthétique décrit la copropriété dans son ensemble. Elle est la même pour tous les lots.
• Le pré-état daté donne la situation financière du lot vendu (charges, sommes dues) et est remis avant la promesse.
• L'état daté, établi par le syndic avant la vente définitive, arrête les sommes dues par le vendeur et celles qui seront à la charge de l'acquéreur.

Exemple commenté : lire une fiche synthétique pas à pas

Prenons l'exemple d'une copropriété fictive de 40 lots, dont 24 appartements, 14 places de parking et 2 commerces, construite dans les années 1970, avec un chauffage collectif et un ascenseur. Sa fiche synthétique indique un budget de charges courantes de 72 000 euros, des impayés de 9 500 euros, des dettes fournisseurs de 6 000 euros, un fonds de travaux de 18 000 euros et 4 copropriétaires débiteurs de plus de 300 euros.

Les charges courantes

Un budget de 72 000 euros pour 24 logements représente en moyenne 3 000 euros par logement et par an, avant prise en compte des tantièmes. Ce niveau s'explique en partie par le chauffage collectif et l'ascenseur, deux postes importants. Pour juger si ce montant est raisonnable, il faut le comparer aux comptes des exercices précédents, qui figurent dans les documents de l'assemblée, et à des immeubles comparables.

Les impayés

Des impayés de 9 500 euros représentent environ 13 % du budget annuel. C'est un niveau à surveiller : au-delà d'un certain seuil, la trésorerie du syndicat se tend, les fournisseurs sont payés en retard et les autres copropriétaires peuvent être appelés à compenser. Le fait que les impayés soient concentrés sur 4 copropriétaires est plutôt rassurant : il s'agit sans doute de situations individuelles que le syndic doit traiter par des relances et, si nécessaire, une procédure de recouvrement. Les procès-verbaux d'assemblée indiqueront si des actions en justice ont été votées.

Les dettes fournisseurs

Des dettes fournisseurs de 6 000 euros peuvent correspondre à des factures récentes en cours de règlement. Leur montant n'est préoccupant que s'il augmente d'année en année ou s'il dépasse largement la trésorerie disponible.

Le fonds de travaux

Un fonds de 18 000 euros pour un immeuble des années 1970 est modeste au regard des travaux probables : toiture, ravalement, remplacement de la chaudière, rénovation énergétique. Vérifiez si un plan pluriannuel de travaux a été adopté et quel montant est prévu pour les dix prochaines années : c'est l'indicateur le plus utile pour anticiper vos futures dépenses.

La conclusion pour un acheteur

Dans cet exemple, la copropriété n'est pas en difficulté, mais l'acheteur doit s'attendre à des charges plutôt élevées et à des appels de fonds pour travaux dans les années à venir. Il peut utiliser ces éléments pour négocier le prix ou pour constituer une réserve financière. La fiche synthétique ne remplace pas la lecture des procès-verbaux et du pré-état daté, mais elle permet de poser les bonnes questions au vendeur et au syndic.

La fiche synthétique pour les copropriétaires : un outil de pilotage

La fiche synthétique n'est pas réservée aux ventes. Comparée d'une année sur l'autre, elle permet au conseil syndical et à chaque copropriétaire de suivre l'évolution de quelques indicateurs simples : progression des charges courantes, montant des impayés, niveau des dettes fournisseurs, constitution du fonds de travaux. Une hausse durable des impayés doit conduire à interroger le syndic sur les relances et les procédures engagées. Une stagnation du fonds de travaux alors que des travaux importants approchent doit inciter à revoir le montant de la cotisation annuelle. Conserver les fiches successives, par exemple en les téléchargeant chaque année depuis l'extranet, constitue ainsi un historique précieux, utile aussi le jour où vous changerez de syndic.

Questions fréquentes

Sources

• Légifrance : loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 8-2
• Légifrance : décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016 relatif à la fiche synthétique
• Légifrance : article L. 721-2 du Code de la construction et de l'habitation
• Registre national des copropriétés (Anah)