Immatriculation de la copropriété : registre national, délais et sanctions
En bref
- Toute copropriété comprenant au moins un lot à usage d'habitation doit être immatriculée au registre national des copropriétés, tenu par l'Agence nationale de l'habitat (Anah).
- C'est au syndic (professionnel, bénévole ou coopératif) de l'immatriculer, puis de mettre à jour les données financières chaque année, dans les deux mois suivant l'assemblée qui approuve les comptes.
- Le numéro d'immatriculation doit figurer dans les actes de vente ; une copropriété non immatriculée ne peut pas bénéficier de certaines aides publiques.
- En cas de manquement, une astreinte pouvant aller jusqu'à 20 € par lot et par semaine peut être mise à la charge du syndic professionnel.
Créé par la loi ALUR de 2014, le registre national d'immatriculation des copropriétés permet aux pouvoirs publics de connaître l'état du parc et de repérer les copropriétés en difficulté. Pour les copropriétaires, il a des effets concrets : sans immatriculation, une vente peut prendre du retard et l'accès aux aides à la rénovation est fermé. Voici comment fonctionne ce registre et ce que doit faire votre syndic.
À quoi sert le registre national des copropriétés ?
Le registre poursuit trois objectifs :
- connaître le parc : nombre de copropriétés, taille, âge, mode de gestion ;
- prévenir les difficultés : les données financières (impayés, dettes, procédures) permettent de repérer les immeubles fragiles ;
- informer : certaines données sont consultables par le public, et les acquéreurs disposent d'une information fiable sur la copropriété.
Il est régi par les articles L711-1 et suivants du Code de la construction et de l'habitation, et tenu par l'Anah sur le site registre-coproprietes.gouv.fr.
Qui est concerné ?
Doivent être immatriculés tous les syndicats de copropriétaires qui administrent des immeubles comprenant au moins un lot à usage d'habitation, quelle que soit leur taille. Une copropriété composée exclusivement de bureaux ou de commerces n'est pas concernée.
Le calendrier initial (2016 pour les plus de 200 lots, 2017 pour 51 à 200 lots, 2018 pour les autres) est échu depuis longtemps : aujourd'hui, toutes les copropriétés d'habitation doivent être immatriculées, et les copropriétés nouvellement créées le sont à la mise en copropriété.
Qui doit procéder à l'immatriculation ?
- Le syndic, qu'il soit professionnel ou non professionnel, pour les copropriétés existantes. C'est l'une de ses missions obligatoires (voir notre guide du syndic de copropriété).
- Le notaire chargé de publier l'état descriptif de division et le règlement de copropriété, pour les immeubles mis en copropriété.
- Un administrateur provisoire, le cas échéant, lorsqu'il a été désigné par le juge.
Le syndic professionnel effectue la démarche via un compte « télédéclarant ». Le syndic bénévole peut créer son propre compte et réaliser la démarche lui-même, gratuitement.
Quelles informations faut-il déclarer ?
Les données d'identification
- Nom, adresse et date de création du syndicat.
- Nombre et nature des lots (habitation, stationnement, autres).
- Identité du représentant légal (le syndic).
- Existence éventuelle d'une procédure (mandataire ad hoc, administrateur provisoire, arrêté de péril ou d'insalubrité).
Les données financières
- Le budget prévisionnel et les comptes annuels du dernier exercice clos.
- Le montant des impayés de charges et des dettes fournisseurs.
- Le montant du fonds de travaux.
Les données techniques
- Les caractéristiques du bâti : période de construction, nombre de bâtiments, type de chauffage.
- Selon les évolutions du registre, des informations sur les diagnostics énergétiques et le plan pluriannuel de travaux.
Ces informations doivent être appuyées par les documents adoptés en assemblée générale. Une copie du règlement de copropriété peut également être demandée.
À lire : Syndic bénévole : missions, responsabilités et mode d'emploi
La mise à jour annuelle
L'immatriculation n'est pas un acte ponctuel. Les données financières doivent être actualisées chaque année, dans les deux mois qui suivent la tenue de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes. Les autres informations (changement de syndic, modification du nombre de lots, ouverture d'une procédure) doivent aussi être mises à jour lorsqu'elles évoluent.
Lors d'un changement de syndic, le compte de la copropriété est transféré au nouveau syndic : vérifiez que la passation inclut bien l'accès au registre.
Le lien avec la fiche synthétique
La fiche synthétique de la copropriété (article 8-2 de la loi de 1965) regroupe les données financières et techniques essentielles de l'immeuble. Le syndic doit l'établir et la mettre à jour chaque année, puis la mettre à disposition des copropriétaires. Elle reprend en grande partie les informations déclarées au registre et doit être remise à l'acquéreur en cas de vente.
Le syndic professionnel ne peut pas la facturer en supplément : son établissement fait partie de ses missions. L'absence de fiche synthétique est un motif de révocation du syndic, et des pénalités peuvent s'appliquer en cas de retard dans sa communication au conseil syndical.
Combien coûte l'immatriculation ?
La démarche est gratuite auprès du registre. Pour les copropriétés gérées par un syndic professionnel, le contrat-type distingue :
- la mise à jour annuelle du registre, qui relève de la gestion courante incluse dans le forfait ;
- l'immatriculation initiale d'un syndicat, qui peut être facturée au titre des prestations particulières si elle figure au contrat avec son tarif.
Vérifiez le contrat de votre syndic : une facturation de la mise à jour annuelle en supplément du forfait n'est pas justifiée. Notre article sur les honoraires de syndic détaille ces distinctions.
Quelles sanctions en cas d'absence d'immatriculation ?
| Conséquence | Détail |
|---|---|
| Astreinte | Après mise en demeure restée sans effet pendant un mois, le teneur du registre peut appliquer une astreinte d'un montant maximal de 20 € par lot et par semaine de retard. Elle est due par le syndic et ne peut pas être facturée aux copropriétaires lorsque le syndic est professionnel. |
| Ventes | Le numéro d'immatriculation doit figurer dans les actes de vente ; à défaut d'immatriculation, le notaire peut y procéder aux frais du syndic, ce qui peut retarder la signature. |
| Aides publiques | Une copropriété non immatriculée ou dont les données ne sont pas à jour ne peut pas bénéficier de certaines subventions publiques, notamment pour la rénovation. |
| Responsabilité du syndic | Le manquement peut justifier la révocation du syndic et engager sa responsabilité si la copropriété ou un copropriétaire subit un préjudice. |
Pas-à-pas : immatriculer sa copropriété en syndic bénévole
- Créez un compte de télédéclarant sur registre-coproprietes.gouv.fr, en tant que représentant légal non professionnel.
- Réunissez les documents : règlement de copropriété, procès-verbal de votre désignation, dernier budget voté, derniers comptes approuvés, état des impayés.
- Vérifiez que la copropriété n'est pas déjà immatriculée (par un ancien syndic ou le notaire) : dans ce cas, demandez le rattachement plutôt qu'une nouvelle création.
- Renseignez les données d'identification, financières et techniques.
- Téléversez les pièces justificatives et validez la déclaration.
- Notez le numéro d'immatriculation et communiquez-le aux copropriétaires : ils en auront besoin pour leurs ventes.
- Programmez la mise à jour annuelle dans les deux mois suivant chaque assemblée d'approbation des comptes.
Consulter le registre
Une partie des informations est accessible au public sur le site du registre : vous pouvez notamment vérifier si une copropriété est immatriculée, son nombre de lots et son mode de gestion. C'est un réflexe utile avant d'acheter. Les données détaillées sont réservées au syndic, aux notaires et aux administrations habilitées.
À lire : Pré-état daté : contenu, prix et comment l'obtenir moins cher
Les erreurs fréquentes
- Créer une seconde immatriculation alors que la copropriété est déjà inscrite : il faut demander le rattachement au compte existant, sous peine de doublon.
- Oublier la mise à jour annuelle : l'immatriculation devient obsolète et peut bloquer une demande d'aide.
- Déclarer des données non approuvées : les chiffres doivent correspondre aux comptes votés en assemblée.
- Ne pas transférer le compte lors d'un changement de syndic : le nouveau syndic ne peut pas mettre à jour les données.
- Confondre numéro d'immatriculation et numéro de lot : le numéro d'immatriculation identifie le syndicat, pas un appartement.
Cas particuliers
Copropriété sans syndic
Si la copropriété n'a plus de syndic, personne n'est habilité à l'immatriculer ou à la mettre à jour. Il faut d'abord régulariser la situation : convoquer une assemblée pour désigner un syndic, ou demander au président du tribunal judiciaire la désignation d'un administrateur provisoire. Le syndic bénévole est souvent la solution la plus simple pour une petite copropriété.
Copropriété en difficulté
Les données du registre (impayés, dettes, procédures) aident les pouvoirs publics à repérer les copropriétés fragiles. Une copropriété dont le taux d'impayés est élevé peut faire l'objet d'un mandat ad hoc ou d'une administration provisoire. Ces procédures doivent être déclarées au registre.
Ensemble immobilier complexe
Dans un ensemble comprenant un syndicat principal et des syndicats secondaires, chaque syndicat doit être immatriculé, avec ses propres données. Le syndicat principal et les syndicats secondaires sont liés dans le registre.
Ce que l'acquéreur peut vérifier
Avant d'acheter, consultez la partie publique du registre : vous saurez si la copropriété est immatriculée, quand ses données ont été mises à jour pour la dernière fois et par quel type de syndic elle est gérée. Une immatriculation ancienne jamais actualisée peut signaler une gestion peu rigoureuse. Complétez avec la fiche synthétique, le pré-état daté et les procès-verbaux des dernières assemblées.
Le calendrier pratique du registre
Pour ne rien oublier, le plus simple est de caler les démarches sur le cycle de vie de la copropriété :
- À la création de la copropriété : immatriculation par le notaire qui publie le règlement de copropriété, ou par le premier syndic.
- À chaque assemblée d'approbation des comptes : mise à jour des données financières dans les deux mois.
- À chaque changement de syndic : transfert du compte au nouveau représentant légal et mise à jour de son identité.
- À chaque modification de l'état descriptif de division (division, réunion ou création de lots) : mise à jour du nombre et de la nature des lots.
- À l'ouverture d'une procédure (mandat ad hoc, administration provisoire, arrêté de mise en sécurité) : déclaration de la procédure.
Le conseil syndical peut demander au syndic une copie de l'attestation d'immatriculation et de la date de la dernière mise à jour : c'est une vérification rapide qui donne une bonne idée de la rigueur de la gestion. En cas de vente, ces informations seront de toute façon demandées par le notaire, qui doit faire figurer le numéro d'immatriculation dans l'acte. Anticiper évite un retard de signature au dernier moment.
Enfin, pour les copropriétés qui préparent des travaux de rénovation énergétique, l'immatriculation à jour fait partie des premières pièces vérifiées par les financeurs publics. Mieux vaut la contrôler avant de monter un dossier d'aide, plutôt que de découvrir un blocage administratif en cours d'instruction.
À lire : Fiche synthétique de copropriété : contenu, mise à jour et obtention
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Lancer une mise en concurrenceQuestions fréquentes
Toutes les copropriétés doivent-elles être immatriculées ?
Toutes celles qui comprennent au moins un lot à usage d'habitation, quelle que soit leur taille et qu'elles soient gérées par un syndic professionnel ou non professionnel.
Qui doit immatriculer la copropriété ?
Le syndic en exercice. Pour un immeuble neuf mis en copropriété, c'est le notaire qui publie le règlement de copropriété qui procède à l'immatriculation.
Quand faut-il mettre à jour le registre ?
Chaque année, dans les deux mois suivant l'assemblée générale qui approuve les comptes, et à chaque changement important (changement de syndic, procédure, modification des lots).
Quelle sanction en l'absence d'immatriculation ?
Après mise en demeure, une astreinte pouvant atteindre 20 € par lot et par semaine de retard, à la charge du syndic. La copropriété perd aussi l'accès à certaines aides publiques.
Comment trouver le numéro d'immatriculation de ma copropriété ?
Il figure sur la fiche synthétique, souvent sur les appels de fonds et dans l'espace en ligne du syndic. Vous pouvez aussi faire une recherche par adresse sur le site du registre.
L'immatriculation est-elle payante pour un syndic bénévole ?
Non. Le dépôt au registre national est gratuit. Le syndic bénévole crée son compte de télédéclarant et réalise lui-même la démarche en ligne, puis la mise à jour annuelle.
Sources
- Registre national d'immatriculation des copropriétés (Anah)
- ANIL : Immatriculation des copropriétés
- Légifrance : Code de la construction et de l'habitation, articles L711-1 et suivants
- Service-public.gouv.fr : Syndic de copropriété
