Pouvoir en assemblée générale de copropriété : règles de la procuration

Les assemblées générales de copropriété se tiennent souvent en semaine, en soirée, et beaucoup de copropriétaires ne peuvent pas y assister. Or l'absentéisme pèse lourd : certaines décisions exigent la majorité des voix de tous les copropriétaires, et chaque voix manquante compte comme un vote défavorable. Le pouvoir, ou procuration, permet de faire entendre sa voix sans être présent. Encore faut-il respecter des règles précises, sous peine de voir les décisions contestées.

Qu'est-ce qu'un pouvoir en assemblée générale ?

Le pouvoir est un mandat écrit par lequel un copropriétaire (le mandant) charge une autre personne (le mandataire) de le représenter à l'assemblée et de voter en son nom. L'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat.

Le pouvoir n'a pas de forme imposée : un simple écrit daté et signé suffit, à condition d'identifier le mandant, le mandataire et l'assemblée concernée. La plupart des syndics joignent un modèle à la convocation.

À lire : Assemblée générale de copropriété : convocation, délais et déroulement

Qui peut être mandataire ?

Les personnes autorisées

Vous pouvez donner pouvoir à :

• un autre copropriétaire, par exemple un membre du conseil syndical ;
• un proche non copropriétaire (enfant, ami) ;
• votre locataire, si vous le souhaitez ;
• un professionnel (avocat, gestionnaire de patrimoine).

Les personnes exclues

Pour éviter les conflits d'intérêts, la loi interdit au syndic, à son conjoint, à son partenaire de Pacs, à son concubin, à ses ascendants et descendants, ainsi qu'à ses préposés (salariés du cabinet) de recevoir un pouvoir pour voter. Cette interdiction s'applique même si le syndic est lui-même copropriétaire. Un pouvoir donné à l'une de ces personnes est irrégulier, et les voix concernées ne doivent pas être comptées.

Combien de pouvoirs un mandataire peut-il détenir ?

C'est la règle la plus souvent méconnue, et l'une des premières causes d'annulation de décisions. Elle vise à éviter qu'une seule personne concentre trop de voix.

Exemple : dans une copropriété de 10 000 tantièmes, un mandataire qui détient lui-même 300 voix peut recevoir cinq pouvoirs représentant 600 voix au total, puisque 300 + 600 = 900 voix, soit moins de 1 000 (10 %). En revanche, s'il reçoit un quatrième pouvoir qui porte le total au-delà de 1 000 voix, il dépasse la limite.

Le président de séance et les scrutateurs doivent vérifier le respect de cette règle au moment de l'établissement de la feuille de présence. Les pouvoirs excédentaires ne doivent pas être pris en compte.

Les pouvoirs en blanc

Beaucoup de copropriétaires renvoient leur pouvoir au syndic sans indiquer de mandataire. Le syndic ne peut ni les conserver pour voter, ni les distribuer lui-même. La loi prévoit qu'il doit les remettre au président du conseil syndical ou, à défaut, à un membre du conseil syndical, ou encore au président de séance, qui les répartit entre les copropriétaires présents, dans le respect de la limite des trois délégations.

Consignes de vote et subdélégation

Peut-on donner des consignes ?

Oui. Le pouvoir peut être général (le mandataire vote comme il l'entend) ou assorti de consignes de vote résolution par résolution. Le mandataire doit respecter ces consignes. S'il ne le fait pas, la décision n'est pas forcément nulle à l'égard des autres copropriétaires, mais le mandant peut engager la responsabilité de son mandataire. Si l'ordre du jour comporte des votes sensibles (désignation du syndic, travaux importants), indiquer clairement votre position reste le meilleur moyen d'être entendu.

La subdélégation

Depuis la réforme de 2019, un mandataire peut subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat. C'est utile si votre mandataire est lui-même empêché au dernier moment. La personne qui reçoit la subdélégation doit elle aussi respecter les règles de capacité (pas le syndic) et de limite des délégations.

Cas particuliers

Les époux et les indivisaires

Lorsqu'un lot appartient à plusieurs personnes (époux, indivisaires, nu-propriétaire et usufruitier), celles-ci doivent désigner un mandataire commun qui les représente. À défaut d'accord, ce mandataire peut être désigné par le juge à la demande de l'un d'eux ou du syndic. La représentation entre époux répond par ailleurs à des règles particulières au regard de la limite des délégations.

Les sociétés propriétaires

Une société (SCI, entreprise) est représentée par son représentant légal ou par une personne qu'il désigne. Le représentant légal peut lui-même donner pouvoir à un tiers.

Le locataire

Le locataire n'a pas de droit de vote propre. Il peut assister à l'assemblée et voter seulement s'il a reçu un pouvoir de son propriétaire.

Les alternatives au pouvoir

Le vote par correspondance

Depuis 2020, les copropriétaires peuvent voter par correspondance au moyen d'un formulaire dont le modèle est fixé par arrêté. Le formulaire doit parvenir au syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l'assemblée. Le votant par correspondance est considéré comme présent pour le calcul des majorités.

Une limite importante : si une résolution est amendée en séance, le votant par correspondance qui avait voté pour la résolution initiale est considéré comme défaillant pour cette résolution, puisqu'il n'a pas pu se prononcer sur le texte modifié. Le pouvoir donné à une personne présente offre plus de souplesse.

La participation à distance

Les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, lorsque l'assemblée a décidé des moyens et supports techniques à utiliser. Le copropriétaire qui participe ainsi est considéré comme présent. Cette option, quand elle existe, est souvent préférable au pouvoir : vous suivez les débats et votez vous-même.

Pourquoi donner pouvoir plutôt que s'abstenir de participer ?

Ne pas participer à l'assemblée a des conséquences concrètes :

• pour les décisions de l'article 25 (désignation du syndic, autorisation de travaux privatifs) et de l'article 26, la majorité se calcule sur les voix de tous les copropriétaires : chaque absent non représenté rend la décision plus difficile à adopter ;
• vous laissez les autres décider à votre place des travaux et du budget que vous financerez ;
• en revanche, être défaillant vous réserve le droit de contester une décision dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal.

À lire : Majorités en copropriété : articles 24, 25 et 26 expliqués simplement

Modèle de pouvoir

Voici un modèle simple que vous pouvez adapter :

« Je soussigné(e) [nom, prénom], copropriétaire du lot n° [numéro] dans l'immeuble situé [adresse], donne pouvoir à [nom, prénom du mandataire] de me représenter à l'assemblée générale des copropriétaires du [date], ou à toute assemblée convoquée ultérieurement sur le même ordre du jour, et de prendre part en mon nom aux délibérations et aux votes sur l'ensemble des questions inscrites à l'ordre du jour. [Le cas échéant : consignes de vote]. Le mandataire est autorisé à subdéléguer le présent pouvoir. Fait à [lieu], le [date]. Signature précédée de la mention « Bon pour pouvoir ». »

Remettez le pouvoir directement à votre mandataire, ou adressez-le au syndic en précisant le nom du mandataire.

Les erreurs fréquentes avec les pouvoirs, et leurs conséquences

Les pouvoirs sont une source classique de contentieux en copropriété. Une erreur dans leur gestion peut entraîner l'annulation d'une décision, parfois des mois après l'assemblée. Voici les situations les plus courantes.

Le dépassement du nombre de délégations

Un membre du conseil syndical très actif reçoit six pouvoirs, alors que le total de ses voix et de celles de ses mandants dépasse 10 % des voix du syndicat. Si les voix excédentaires ont été prises en compte et qu'elles ont été déterminantes, la décision peut être annulée à la demande d'un copropriétaire opposant ou défaillant. Le président de séance doit donc vérifier ce point au moment de la signature de la feuille de présence, et refuser les pouvoirs en surnombre.

Le pouvoir conservé par le syndic

Un syndic qui vote avec des pouvoirs en blanc, ou qui les distribue lui-même à des copropriétaires choisis, commet une irrégularité. Les votes exprimés avec ces pouvoirs sont contestables. C'est aussi un manquement aux règles de déontologie, qui peut justifier son remplacement.

Le pouvoir mal rédigé

Un pouvoir non signé, sans date ou qui ne permet pas d'identifier le mandant peut être écarté. Vérifiez aussi que le pouvoir couvre bien l'assemblée concernée, et le cas échéant l'assemblée convoquée à nouveau sur le même ordre du jour en cas de report.

Le mandataire qui vote à l'encontre des consignes

Si votre mandataire vote différemment de vos instructions écrites, la décision reste en principe valable à l'égard du syndicat, mais vous pouvez engager sa responsabilité. Pour limiter ce risque, choisissez un mandataire dont vous partagez les positions et indiquez clairement vos consignes sur les résolutions importantes.

Préparer son pouvoir : la check-list

• lisez la convocation et les documents joints (comptes, budget, devis, contrats) ;
• choisissez un mandataire présent et de confiance, et prévenez-le ;
• vérifiez qu'il ne s'agit ni du syndic ni d'un de ses proches ou salariés ;
• indiquez vos consignes de vote sur les résolutions qui vous importent ;
• autorisez la subdélégation, pour le cas où votre mandataire serait empêché ;
• datez, signez et transmettez le pouvoir suffisamment tôt ;
• demandez à votre mandataire de vous rendre compte après l'assemblée, et lisez le procès-verbal dès réception.

À lire : Procès-verbal d'assemblée générale de copropriété : contenu, envoi et contestation

Et après l'assemblée ?

Une fois l'assemblée tenue, demandez à votre mandataire de vous rendre compte des débats et des votes. Le procès-verbal vous indiquera ensuite le sens de chaque décision. Si vous étiez représenté, vous êtes considéré comme présent : vous ne pourrez contester une décision que si votre mandataire a voté contre en votre nom.

Questions fréquentes

Sources

• Légifrance : loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, articles 17-1 A et 22
• Légifrance : arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance
• Service-public.gouv.fr : Syndic de copropriété
• ANIL : fiches copropriété