Procès-verbal d'assemblée générale de copropriété : contenu, envoi et contestation

Le procès-verbal est le document le plus important produit par une assemblée générale de copropriété. C'est lui qui fait foi de ce qui a été décidé, qui conditionne l'exécution des décisions par le syndic et qui fait courir le délai de contestation. Un PV mal rédigé, incomplet ou notifié en retard peut fragiliser des décisions importantes. Voici ce qu'il doit contenir, comment il circule et comment réagir s'il est inexact.

À quoi sert le procès-verbal ?

Le procès-verbal a trois fonctions :

• une fonction de preuve : il établit les décisions prises et les conditions dans lesquelles elles l'ont été (présents, majorités, résultats) ;
• une fonction d'exécution : le syndic exécute les décisions telles qu'elles figurent au PV ;
• une fonction d'information : sa notification informe les copropriétaires absents ou opposants et fait courir le délai pour contester.

Il constitue aussi une pièce essentielle lors d'une vente : l'acquéreur doit recevoir les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales.

À lire : Assemblée générale de copropriété : convocation, délais et déroulement

Qui rédige et signe le procès-verbal ?

Au début de l'assemblée, les copropriétaires élisent un président de séance et, le cas échéant, un ou plusieurs scrutateurs. Le secrétaire de séance est en principe le syndic, sauf décision contraire de l'assemblée. C'est lui qui rédige le procès-verbal.

Selon l'article 17 du décret du 17 mars 1967, le procès-verbal est signé, à la fin de la séance ou dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée, par le président, par le secrétaire et, s'il en a été désigné, par le ou les scrutateurs. La signature électronique est admise. Le PV est ensuite inscrit, à la suite des précédents, dans le registre des procès-verbaux tenu par le syndic, qui peut être dématérialisé.

Le contenu obligatoire du procès-verbal

Le procès-verbal doit comporter, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le texte de la délibération et le résultat du vote. Il doit préciser :

• les noms et le nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés à la décision ;
• les noms et le nombre de voix de ceux qui se sont abstenus ;
• les noms et le nombre de voix des copropriétaires ayant voté par correspondance et assimilés défaillants (lorsque la résolution a été amendée en séance) ;
• les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions.

En pratique, un PV complet mentionne aussi la date, l'heure et le lieu de la réunion, la feuille de présence (copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance, et le total des voix), le nom du président, du secrétaire et des scrutateurs, ainsi que la majorité requise pour chaque résolution et si cette majorité a été atteinte.

Le procès-verbal n'a pas à retranscrire les débats. Il peut le faire brièvement, mais un compte rendu orienté peut être source de conflits. Ce qui compte juridiquement, ce sont les résolutions et les votes.

La notification du procès-verbal

À qui et dans quel délai ?

L'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic de notifier le procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai d'un mois à compter de la tenue de l'assemblée. Sont défaillants les copropriétaires ni présents, ni représentés, ni votant par correspondance, ainsi que les votants par correspondance assimilés défaillants.

La notification se fait par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique pour les copropriétaires qui l'ont expressément accepté. Elle doit reproduire le texte de l'article 42, alinéa 2, de la loi, qui rappelle le délai de contestation.

Et les autres copropriétaires ?

Les copropriétaires qui ont voté pour une décision ou se sont abstenus ne reçoivent pas obligatoirement une notification formelle. Le procès-verbal est néanmoins diffusé à tous, en pratique par courrier simple ou par mise en ligne sur l'espace extranet de la copropriété, que les syndics professionnels doivent proposer.

Le retard de notification

Le délai d'un mois n'est pas sanctionné par la nullité des décisions. Mais tant que le PV n'est pas régulièrement notifié, le délai de contestation de deux mois ne court pas pour les opposants et défaillants. Un retard expose donc les décisions à une incertitude prolongée, ce qui peut retarder des travaux ou une procédure.

Contester une décision de l'assemblée

Qui peut contester ?

Seuls les copropriétaires opposants (qui ont voté contre) ou défaillants (absents et non représentés) peuvent agir en contestation d'une décision. Un copropriétaire qui a voté pour ne peut pas la contester. La jurisprudence refuse aussi en principe cette action aux abstentionnistes.

Dans quel délai ?

L'action doit être introduite devant le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal. Passé ce délai, la décision devient définitive, même si elle était irrégulière. Le recours à un avocat est obligatoire.

Pour quels motifs ?

• irrégularité de la convocation (délai de 21 jours non respecté, ordre du jour imprécis, documents obligatoires non joints) ;
• question non inscrite à l'ordre du jour ;
• mauvaise majorité appliquée ;
• abus de majorité, lorsque la décision est contraire à l'intérêt collectif ou prise dans le seul but de favoriser les majoritaires ;
• irrégularité des pouvoirs (mandataire détenant trop de délégations, par exemple).

À lire : Pouvoir en assemblée générale de copropriété : règles de la procuration

Que faire si le procès-verbal est inexact ?

Le procès-verbal fait foi jusqu'à preuve contraire. Si vous constatez une erreur (résultat de vote erroné, résolution mal retranscrite, votre vote mal enregistré), agissez rapidement :

1. Écrivez au syndic par lettre recommandée en signalant l'erreur précise et en demandant une rectification.
2. Prévenez le président de séance et les scrutateurs, qui ont signé le PV et peuvent attester de la réalité des votes.
3. Conservez vos preuves : feuille de présence, bulletins, enregistrement si l'assemblée l'a autorisé, témoignages.
4. Si nécessaire, agissez en justice dans le délai de deux mois. Un PV qui ne reflète pas la réalité des votes peut conduire à l'annulation des décisions concernées.

Le syndic ne peut pas modifier seul un procès-verbal signé. Une erreur matérielle évidente peut être corrigée par un rectificatif signé par les mêmes personnes ; une modification de fond nécessite en principe une nouvelle assemblée.

Obtenir une copie d'un procès-verbal

Tout copropriétaire peut obtenir copie des procès-verbaux des assemblées, y compris anciennes, auprès du syndic, qui détient le registre. Les procès-verbaux récents sont en principe accessibles sur l'extranet de la copropriété. Pour un PV ancien ou une copie certifiée conforme, le syndic peut facturer des frais de reproduction dans les conditions prévues par son contrat.

À lire : Pré-état daté : contenu, prix et comment l'obtenir moins cher

Procès-verbal de copropriété et autres procès-verbaux

On parle aussi de procès-verbal d'assemblée générale dans les associations, les sociétés ou les associations syndicales libres de lotissement. Leurs règles diffèrent : elles dépendent des statuts et du code applicable. Les règles présentées ici concernent uniquement les assemblées générales de copropriété, régies par la loi de 1965 et le décret de 1967.

Lire un procès-verbal efficacement

Beaucoup de copropriétaires rangent le procès-verbal sans le lire. C'est pourtant le moment de vérifier que les décisions correspondent à ce qui a été voté, et de repérer celles qui vous concernent directement. Voici une méthode en cinq points.

1. Vérifier la feuille de présence

Le procès-verbal ou son annexe indique le nombre de copropriétaires présents, représentés et votant par correspondance, et le total de leurs voix. Comparez ce total au nombre de voix du syndicat : il conditionne l'application des majorités de l'article 25 et de l'article 26, calculées sur l'ensemble des copropriétaires.

2. Contrôler les majorités

Pour chaque résolution, le procès-verbal doit permettre de retrouver le nombre de voix pour, contre et d'abstention, et la majorité requise. Une résolution déclarée adoptée à la majorité de l'article 24 alors qu'elle relevait de l'article 25 peut être contestée. Les erreurs de majorité figurent parmi les motifs d'annulation les plus fréquents.

3. Repérer votre propre vote

Vérifiez que votre nom figure parmi les opposants ou les abstentionnistes si c'est le cas. Une erreur sur votre vote peut vous priver du droit de contester une décision. Signalez-la immédiatement au syndic par écrit.

4. Noter les décisions qui ont un effet financier

Travaux votés, appels de fonds exceptionnels, modification du budget, honoraires du syndic pour le suivi de travaux : notez les montants et les dates d'exigibilité, afin de les anticiper dans votre budget personnel. Si vous envisagez de vendre, ces décisions doivent être portées à la connaissance de l'acquéreur.

5. Calculer le délai de contestation

Si vous êtes opposant ou défaillant et que vous envisagez de contester une décision, notez la date de première présentation de la lettre recommandée de notification, ou la date de réception de l'envoi électronique : le délai de deux mois court à partir de cette date. Consultez rapidement un avocat, car le délai est bref et ne peut pas être prolongé.

Le procès-verbal, document clé lors d'une vente

Le vendeur doit communiquer à l'acquéreur les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales. L'acquéreur y découvre les travaux votés ou envisagés, les procédures en cours et le climat de la copropriété. Un procès-verbal qui fait état de débats houleux sur des travaux importants, de nombreuses résolutions rejetées ou d'actions en recouvrement contre des copropriétaires débiteurs mérite une attention particulière. Pour l'acheteur, ces documents sont aussi utiles que la fiche synthétique pour apprécier l'immeuble.

Questions fréquentes

Sources

• Légifrance : loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 42
• Légifrance : décret n° 67-223 du 17 mars 1967, articles 15 à 18
• Justice.fr : contester une décision prise en assemblée générale de copropriété
• Service-public.gouv.fr : Syndic de copropriété